POLITICA DE MANEJO DE DATOS
SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES
1. INTRODUCCIÓN
Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, con domicilio en la ciudad de Bucaramanga, Santander, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.
La presente Política se aplica a toda información personal de los asociados, clientes, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, pudiendo actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El responsable del tratamiento de sus datos personales es SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, identificada con Nit:901217131-8, con sede principal en la Calle 34 No. 19-14, oficina 108 del Centro Comercial Galería 19 de la ciudad de Bucaramanga, tel 6301311.
3. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, tiene una base de datos con información comercial y geodemográfica de las personas que se han utilizado nuestros servicios, la cual es utiliza para su inclusión en el sistema financiero y el análisis para el otorgamiento de créditos a través de organizaciones de economía solidaria y en la realización de actividades de bienestar social. Los datos que utiliza SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES para la normal comunicación con sus clientes, tienen que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos, teléfono de residencia, género, profesión u oficio, empresa donde trabaja: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y grupo empresarial.
Igualmente, SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los proveedores, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas.
La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social de SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES.
Igualmente SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES cuenta con una base de datos de sus empleados, en la cual está registrada su información personal, como dirección, teléfonos, nivel de escolaridad, número de cuenta bancaria, aspectos básicos del sistema de seguridad social y salud ocupacional; éstos datos son utilizados exclusivamente dentro de la relación patrono – trabajador que existe entre las partes.
Adicionalmente, SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES cuenta con una base de imágenes obtenidas a través de un circuito cerrado de televisión con capacidad de 5 días de almacenamiento, conformado por una serie de cámaras ubicadas en todas sus dependencias, esto con el único objetivo de preservar la seguridad de tanto de empleados como de visitantes; es importante aclarar que dicho sistema de grabación en ningún caso pone en riesgo la intimidad de las personas. En el proceso de grabación, se encuentran publicados en lugares visibles de nuestras instalaciones, unos anuncios que indican la condición de estar siendo gravada la persona.
Así las cosas, los datos personales son utilizados exclusivamente por las áreas de mercadeo, comercial, administrativa y servicio al cliente para las siguientes finalidades:
- Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
- Consultas y reportes a la centrales de riesgos
- Consultas en listas vinculantes.
- Tratamiento de sus datos personales en nuestras actividades de mercadeo.
- Mejorar nuestro conocimiento del mercado en el uso de aplicaciones tecnológicas.
- Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses, campañas de actualización de datos.
- Enviar cartas, realizar contactos telefónicos y comunicaciones en general.
- Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
4. EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR SU INFORMACIÓN.
Los clientes podrán ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que hayan suministrado, radicando una comunicación a través de los siguientes medios:
Correo electrónico: sfibucaramanga@gmail.com correo directo dirigido a señores SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES a la calle 34 No. 19-14, oficina 108, CC Galería 19 de la ciudad de Bucaramanga, Santander, Colombia.
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:
- El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del solicitante y los datos de contacto para recibir notificaciones.
Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.
El titular de los datos personales podrá solicitar a SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.
4.1. TRÁMITE DE LAS CONSULTAS Y RECLAMOS FORMULADOS
Consultas:
Los clientes titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de la cooperativa.
SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante. La consulta se formulará por escrito, en las áreas que se indicaron en el numeral 4, siempre y cuando sea el titular de los datos.
La consulta será atendida en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos:
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de la SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, con la siguiente información:
- Identificación del cliente o titular
- La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
- La dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos treinta (30) días calendario desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. DATOS RECOLECTADOS SIN AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL TITULAR ANTES DEL DECRETO 1377 DE 2013
SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados por SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, para los siguientes fines: Comunicaciones telefónicas y envío de mensajes de texto y el envío de todo tipo de comunicaciones que surgen dentro de la relación de asociados, clientes, empleados o proveedores y los que se describen de manera detallada en el capítulo 3 del presente documento. Entre dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de privacidad en la página Web https://www.sficredito.com
SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES considera que los anteriores son mecanismos eficientes de comunicación. Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado a SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES para solicitar la supresión de sus datos personales, SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
6. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; no obstante, se ha celebrado un contrato con CLOUD SOUTH quienes proporcionan el servicio de hosting, en la ciudad de Palm Beach, el estado de La Florida, Estado Unidos de Norteamérica; igualmente, SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, tiene un backup de su información en sus instalaciones de la ciudad de Bucaramanga, departamento de Santander, república de Colombia en el que cuenta con todas las medidas de custodia de la información. De otra parte, SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
7. DATOS SENSIBLES
Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES reitera su carácter apolítico, el cumplimiento de sus principios y valores, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.
8. DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD
Los datos personales que reposen en las bases de datos de SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, serán utilizados única y exclusivamente de en los términos permitidos por la ley. SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
9. TERCEROS
Las bases de datos o archivos no serán suministrados a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los clientes, asociados, proveedores y empleados de SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia, mensajes de texto, comunicaciones telefónicas y en general todo tipo de comunicaciones que surjan dentro del vínculo de cliente con SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES informa a sus clientes, asociados, proveedores, empleados y los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES cuya responsabilidad y manejo está a su cargo. SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos SIVERIAN cuenta con distintas certificaciones de seguridad, está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por entes auditores a nivel internacional. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con contraseñas.
Por lo anterior, SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.
11. ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS
Los clientes, empleados, proveedores y asociados a SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, así como los demás titulares de los datos personales declaran que conocen y aceptan la presente Política de Tratamiento de datos Personales. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES, y que SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES ha solicitado de manera explícita a sus clientes, proveedores, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer sus servicios para el normal funcionamiento, mientras el titular no contacte al responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.
12. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES ejerza las actividades propias de su objeto social.
13. CONTACTO CON EL RESPONSABLE
Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a SFI SERVICIOS FINANCIEROS INTEGRALES. Correo electrónico: sfibucaramanga@gmail.com
Bucaramanga, Santander, Agosto 17 de 2019. SFI SERVICIOS FINANCIEROS